Budżet zgrubny to wstępne widełki kosztów, które pokazują, o jakiej skali wydatku mówimy.

Budżet zgrubny przygotowuje się na samym początku, gdy inwestor wie, że ma problem w produkcji, ale nie ma jeszcze pomysłu, jak go rozwiązać. Nie wycenia się wtedy konkretnego rozwiązania, bo jeszcze go nie ma. Podaje się przedział kwot, np. „od 2 do 5 mln zł”, oparty na doświadczeniu z podobnych projektów.

Taki budżet jest bardzo nieprecyzyjny i to jest w porządku. Jego zadaniem nie jest dokładne policzenie kosztów, tylko odpowiedź na pytanie: czy w ogóle warto dalej zajmować się tematem? Jeśli widełki wielokrotnie przekraczają możliwości firmy albo spodziewane korzyści, inwestor wie to od razu, zanim wyda pieniądze na projektowanie.

Przykład: Producent karmy mokrej dla zwierząt zauważa, że linia przygotowania sosów nie nadąża za napełniarką saszetek i co kilka godzin napełniarka stoi. Inwestor nie wie jeszcze, czy wystarczy rozbudować obecną linię, czy trzeba zbudować nową. Dostaje budżet zgrubny: rozwiązanie problemu będzie kosztować w przedziale od kilkuset tysięcy do kilku milionów złotych, zależnie od wybranej drogi. To wystarcza, żeby zarząd zdecydował, że warto przejść do kolejnego etapu.